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人民法院书记员工作经验技巧集成

钟建林


序 言

　　既为了新进书记员快速熟悉工作程序，掌握工作技能；又为了现有书记员对本职工作的要求和技能温故知新，熟能生巧；更为了法官和书记员在个案审理中相互认知，配合默契，共同致力于案件审理的“公正与效率”，笔者以一篇网络文章《民事审判中的书记员工作》为蓝本，结合工作所在的长沙市芙蓉区人民法院多年来的民事审判工作实践，广泛征求长期坚守民事审判工作一线的同事们的意见，进行相应补充、删减和完善，编写了本文《人民法院书记员工作经验技巧集成》。本文不是书记员工作职责汇编，而是有关书记员工作的理论认识、现行法律规定、工作程序、操作技能等内容的全面介绍，因而没有刻意追求言简意赅，而是当繁则繁，能简则简，繁简适当，意在全面，力求一册在手，全部书记员工作有章可循，有技可用。另外，由于书记员工作的总体目的在于配合法官审理好案件，因而书记员有必要了解法官的工作。基于此，本文也全面介绍了法官开庭审理和制作民事判决书的一般工作内容和基本要求。因之，本文对法官主持庭审及制作民事判决书等工作的规范化建设亦有一定的参考价值。最后，衷心感谢网络文章《民事审判中的书记员工作》的作者以及给本文提出过诸多宝贵意见的同事们。

第一节 何为书记员

　　先从“书记”这个词说起。据有关资料记载，“书记”这个词有三种用法，一是指用文字书写记录有关事项；二是有关政党（团体）机构负责人职务的称谓；三是古代在官府主管文书工作的人员，后来泛指在机关团体中担任抄写工作的人员。民事审判中的书记员的“书记”和第三种解释比较相近，是在机关团体中担任文书工作的人员。为什么法院叫书记员而不叫文书或者秘书？这是现代法治国家法院建制的通例。另外，我国法院的书记员这个职务的称谓是由法律规定的。《中华人民共和国人民法院组织法》第四十条规定，“各级人民法院设书记员，担任审判庭的记录工作并办理有关审判的其他事项”。中共中央组织部、国家人事部、最高人民法院颁发的《人民法院书记员管理办法（试行）》规定，“书记员是审判工作的事务性辅助人员，在法官指导下工作”。

第二节 书记员工作职责概述

书记员主要工作职责有：
一、办理庭前准备过程中的事务性工作；
二、检查开庭时诉讼参与人的出庭情况，宣布法庭纪律；
三、担任案件审理过程中的记录工作和其他记录工作；
四、整理、装订、归档案卷材料；
五、完成法官交办的其他事务性工作。
从法律规定的情况来看，书记员是各级人民法院的法定工作人员，由各级人民法院根据相关规定办理任命或者聘用手续。未经合法办理手续的人员，不能成为人民法院的书记员。同时，书记员是人民法院不可缺少的专职人员，是法院干部队伍的重要组成部分。
书记员的具体工作是在法官的指导下，参加案件调查、调解；协助做好开庭前的准备工作，担任合议庭（含独任庭）的全部审判活动的记录，包括合议庭评议案件的记录。同时还要接待当事人，听取意见；收集保管审判案件的全部证据材料和文件资料，填制、核对、发送诉讼文书。案件审理终结后，与案件有关的诉讼文件材料，还得由书记员整理立卷作为国家诉讼档案，办理归档手续。从这个角度上看，书记员和法官的工作只是分工不同，并无性质上的差别。书记员工作也是人民法院工作不可分割的一部分，人民法院发挥审判职能，向社会体现人民法院“公正与效率”的工作主题和“公正司法、一心为民”的指导思想，客观反映审判工作的全部过程，这里面有许多工作是事务性的、辅助性的工作，都离不开书记员的辛勤劳动和努力。当然，书记员本身工作的效率、工作的质量以及公正、廉洁等政治素质和业务素质的表现，对树立人民法院应有的良好形象以及在当事人当中产生较好的影响有着十分重要的意义。

第三节 以法庭笔录为主干的民事审判笔录制作

一、关于法庭笔录
　　笔录，是指用笔或者电脑记录下来的文字。把笔录看作一种书面文件，它就成了如实记载某项社会活动的文书。审判笔录（或称诉讼笔录），是指法院工作人员在诉讼的各个不同阶段就案件的具体情况所形成的书面文字记录；是人民法院在审判活动中使用的重要文书；是如实记载、全面反映审判过程和案件事实的书面文件；是审判文书和诉讼卷宗材料不可缺少的一部分。
法庭笔录是审判笔录中最基础的一种笔录类型。法庭笔录和其他文书相比，有这么几个特点：
（一）形式的唯一性。这里面有两层意思：一是格式是统一的；二是所用的文字是唯一的，也就是说只能用规范的汉字把审判活动的有关内容、语言、状况记录在纸上，形成审判文书。
（二）记载的真实性。法庭笔录最本质和最重要的特征是具有真实性，是客观、如实地记载审判活动的全过程，实事求是地反映审判过程中的具体现象以及案件发生的情况。需要强调的是，不容许在记录中掺入记录人的主观的想象、猜测、推断或分析，更不容许制作虚假的笔录，如果出现了虚假笔录，将要受到纪律制裁，性质严重的还有可能受到刑事处罚，或者被清理出法院队伍。
（三）记录的具体性。因为我们的法庭笔录形成后，它将成为法官定性裁判的重要依据，这就决定了法庭笔录对有关案件的基本事实、基本证据以及涉及到证据、性质的认定的具体细节和过程，都必须详尽记录，在重要的关键性问题上要逐字逐句，乃至逐段记录原话。需要的时候，可以要求答话的人重述一遍，也可以在签字时补记、追记。在事关重大的问题上，不能用随意省略或者概括性的语言代替关键性的原话。
（四）制作的完整性。这是法庭笔录的基本特征和合法、有效的前提。这里面有两层意思：一是记录的内容的完整；二是笔录的格式要完整，否则涉及到笔录的合法性和有效性。比如对当事人谈话的笔录，应当由当事人在笔录上签名，法庭笔录还需要审判人员在笔录上签名。一份内容详尽而格式不全或者格式不对的笔录，往往会因为格式上的瑕疵失去笔录应有的价值和作用。
（五）形成的合法性。这里就是说法庭笔录的制作形成必须依法进行，这是法庭笔录的本质特征。怎么具体理解呢，就是法庭笔录的制作人必须是依法对审判该案负有职责的法官、书记员。
（六）时间的紧迫性或者说笔录形成的即时性。法庭笔录一般是在办案过程中即时制作的，笔录一经形成，将笔录让答话人阅读，履行签字手续后，这种笔录就没有机会重抄、修改、整理。这里面对笔录的制作提出了较高的要求，要求笔录的制作者具有又快又好的记录本领，要有一定的语文和记录的基本功，才能适应笔录制作要求。
（七）价值的长效性。制作好法庭笔录的目的在于固定证据和保存诉讼资料，全面反映审判活动的整个过程和情况。结案后作为长效保存的历史档案，仍然不失其研究、总结乃至复查、参考等价值。所以，我们制作的每一份笔录，不仅关系到记录本身的质量，而且关系到整个案件是否能经得起历史的检验。
二、法庭笔录的制作流程
法庭笔录的制作，需从庭前准备工作开始说起。
（一）收案登记
书记员和案件接触，首先是看到了由庭长签发的具体审判人员承办的案件。这时候书记员要根据所在审判庭内务管理的需要，当即进行收案登记。
收案登记一般只要注明以下一些项目就可以了：案号、案由、当事人姓名、立案日期、承办法官姓名、本庭登记时间、结案的方式和时间（待后填写），
（二）庭前准备工作
1、要审查起诉状和其他诉讼材料是否符合要求。民事诉状分正本和副本，正本一份，副本要按对方当事人的人数确定。
2、要审查当事人及诉讼代理人的身份证明材料（如居民身份证复印件、营业执照复印件、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书、律师事务所函、律师执业证书复印件等），发现有遗漏，则在通知其领取其他诉讼材料时一并要求补齐到位，以避免在开庭后才发现遗漏，此后当事人有可能不予配合的情况发生。
3、要检查立案的手续是否齐全合法，根据诉状的内容核对立案案由是否规范、是否有当事人诉讼主体不适格的情形、是否遗漏了诉讼当事人。如发现有不妥或者错误，应当即时报告承办法官，由承办法官审查确认。
4、向当事人送达《受理案件通知书》、《民事起诉状》（副本）和《应诉通知书》，以及根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》要求的《举证通知书》。如果法院就法院的党风廉政建设所需要向当事人征询意见的有关卡片也需一并送达。在这个时候已经涉及到另外一种法律文书，那就是送达回证。送达回证是一个固定格式的文书（送达回证的格式设计应科学、规范和统一），要把上面的项目填齐了。送达《民事起诉状》（副本）时，要被告在送达回证上签署姓名、日期以及联系电话等（系自然人被告同住成年家属签收的，在备注栏内注明近亲属关系的性质；系法人工作人员签收的，在备注栏内注明其工作部门和职务），要告知被告在收到《民事起诉状》（副本）的第二天起十五日内提交《民事答辩状》。被告不提交《民事答辩状》的，不影响人民法院的审理（送达相应法律文书时，一定要要求当事人准确无误地签署姓名和日期）。
5、收到被告《民事答辩状》以后，书记员应当在收到之日起五日内将《民事答辩状》（副本）送达给原告，由原告在送达回证上签收。在这期间，可能会有当事人到庭，而法官有可能需要询问当事人有关情况，此时则要对当事人作一个《谈话笔录》。民事审判中的《谈话笔录》，总的要求和前面陈述的一样，但在当事人的项目记载上要注意规范：是自然人的要记载姓名、性别、出生年月日（不要记成多少岁）、民族、工作单位及职务、住址，这就是我们民事审判中经常提及的“前六项”；是法人或其他组织的要记明单位的全称（以该单位使用的公章为准）、住所以及法定代表人（或者代表人）的姓名和职务。在记载职务的时候要注意根据《法定代表人身份证明书》的表述记载为董事长、执行董事、总经理或者经理。
6、一方当事人提交证据材料时，应要求其填写证据目录（对证据材料逐一分类编号，简要说明证据材料的来源、证明对象和内容，签名或盖章，注明实际提交日期），根据对方当事人的人数提交副本，并及时通知对方当事人来法院领取证据材料副本，由其在送达回证上签收（对方当事人经通知不来法院领取的，在送达回证的备注栏内加以注明）。
7、在开庭时间、地点确定以后，书记员应在开庭三日前将开庭时间、地点通知当事人和其他诉讼参与人，将合议庭（独任庭）组成人员的情况告知当事人。实践中这项工作可以和送达《民事起诉状》（副本）以及《民事答辩状》（副本）时同时进行。
8、庭审时间确定以后，书记员要做好以下开庭前的准备工作：
广东省惠州市人民政府办公室


印发《惠州市政府及其工作部门规范性文件定期清理制度》的通知

惠府办〔2010〕9号


各县、区人民政府，市政府各部门、各直属机构：
　　《惠州市政府及其工作部门规范性文件定期清理制度》业经十届111次市政府常务会议讨论通过。现印发给你们，请按照执行。


惠州市人民政府办公室
二○一○年二月二十二日



惠州市政府及其工作部门规范性文件定期清理制度
　　第一条 为进一步加强市政府及其工作部门规范性文件管理，确保市政府及其工作部门规范性文件合理可行、协调衔接、制度配套，促进依法行政，根据国务院《全面推进依法行政实施纲要》（国发〔2004〕10号）、《关于加强市县政府依法行政的决定》（国发〔2008〕17号）及省政府《关于加快推进市县（区）政府依法行政的意见》（粤府〔2007〕85号）等有关规定，结合我市实际，制定本制度。
　　第二条 规范性文件定期清理制度是指市政府及其工作部门根据法律、法规、规章和上级政策的调整情况，每隔两年对现行有效的规范性文件进行清理的一项管理活动。规范性文件与法律、法规、规章和上级政策相抵触或者不一致的，应当及时修改或者废止。清理结果以规范性文件的形式向社会公布。
　　第三条 市政府及其工作部门应当对其制定的规范性文件定期组织清理，清理责任主体为具体负责执行规范性文件的市政府工作部门。
　　具体清理工作由市政府法制机构根据有关规定和市政府的工作部署，按照“谁实施执行、谁负责清理”的原则适时组织实施。
　　第四条 清理工作严格遵循法制统一和公开透明的原则，确保规范性文件合法有效。对属下列情况之一的规范性文件应废止或修改或宣布失效，大部分条款或者主要条款内容需要废止或修改的，应当全文废止。
　　（一）规范性文件的主要内容与新的法律、法规、规章不相适应的，包括违法限制公民人身权利、财产权利，违反科学化、民主化、规范化的行政决策机制和制度要求，违反行政权力与行政责任紧密挂钩、与行政主体利益彻底脱钩原则等，应予以废止；部分条款不相适应的，应予以修改；
　　（二）规范性文件的适用期已届满，或者调整对象已经消失的，应宣布失效；
　　（三）规范性文件已被新的法律、行政法规或者规章所代替，或者其所依据的法律、法规、规章已被明令废止的，应予以废止；
　　（四）规范性文件明显不符合经济社会发展实际的，包括违法规定市场准入条件，违法设定行业垄断、地区封锁，违反政企分开、政资分开、政事分开、政府与市场和政府与社会关系原则等，应予以废止；
　　（五）规范性文件的规定超越制定规范性文件的权限的，包括规定了应由上位法规定的内容，或者超出上位法授权范围；对民事权利进行限制，或者设定行政处罚、行政许可、行政强制措施、行政事业性收费项目，以及其他应当由法律、法规、规章或者上级行政机关设定的事项等，应予以修改或废止；
　　（六）规范性文件的主要规定明显不适当的，包括不适当地限制公民、法人或者其他组织的权利，或者不适当地增加公民、法人或者其他组织的义务等，应予以修改或废止；
　　（七）规范性文件相互之间发生冲突的，包括对同一事项的规定发生冲突，行政管理主体的规定发生冲突，行政管理事务权限规定发生冲突，关于特定事项管理权的规定发生冲突，行政管理程序规定发生冲突，对同一行为合法性评价标准发生冲突，同一性质的行为所引发的行政相对人权利义务发生冲突，以及其他方面发生冲突等，应予以修改或废止；
　　（八）上位法修订后规范性文件未修订等立改废不配套引起的冲突，应予以修改或废止；
　　（九）其他依法需要修改或者废止的。
　　第五条 规范性文件清理工作分工。
　　（一）市政府法制机构负责以下工作：
　　1.规范性文件清理工作的组织、协调、指导和督促检查；
　　2.对市政府规范性文件（含以市政府办公室名义发布的规范性文件，下同）进行梳理，汇总整理清理文件目录，明确清理单位；
　　3.对市政府所属各部门提出的市政府规范性文件的初步清理意见进行审核，形成正式清理意见，报市政府审批；
　　4.市政府规范性文件清理结果经市政府批准后会同市政府办公室，在《惠州日报》、《惠州市人民政府公报》、惠州市人民政府门户网站上统一公布。
　　（二）市政府各部门负责以下工作：
　　1.对由本部门负责实施的市政府规范性文件，对照有关法律、法规、规章、国家政策和清理原则、目的，逐件进行清理，提出需要保留、修改、废止的初步清理意见，并经本部门领导集体讨论决定后，报送市政府法制机构审核；
　　2.对本部门发布的部门规范性文件自行组织清理，将清理结果报送市政府法制机构备案，并在本部门网站上公布清理结果。
　　第六条 在规范性文件清理过程中，应当按照“开门清理”的原则，充分运用报刊、网络等载体征求和听取社会公众意见。
　　市政府法制机构、市政府各部门应对外公布规范性文件清理工作联系方式，以便公民、法人和其他组织提出清理意见和建议。
　　政府各部门在清理工作中除征求相关政府部门意见外，对与企业、群众利益关系密切的规范性文件要通过座谈会、论证会、上网等方式征求公众意见。对公众意见的采纳情况及理由应在向市政府报送的清理意见中作出说明。
　　第七条 市政府规范性文件清理结果应当在《惠州市人民政府公报》、《惠州日报》和市政府门户网站上予以公布。
　　第八条 本制度自印发之日起施行。有效期5年。